Om een aanbesteding te winnen, is het belangrijk dat jouw plan van aanpak goed wordt beoordeeld. Maar hoe breng je jouw boodschap goed over op papier? Wat maakt een tekst overtuigend?

Natuurlijk is de inhoud van jouw tekst belangrijk. Daar wordt je uiteindelijk op beoordeeld. Maar de manier waarop je die inhoud presenteert, is minstens net zo belangrijk. Als een lezer moeite moet doen om jouw tekst te begrijpen of zijn aandacht erbij te houden, haakt hij af. Grote kans dat de inhoud dan niet goed onthouden wordt, hoe mooi die ook is.

Je kunt een pagina volproppen met tekst en er zeker van zijn dat alle informatie erin staat. Dit betekent niet dat de lezer alle informatie onthoudt. Integendeel. Een tekst moet scanbaar zijn. Zorg ervoor dat lezers de belangrijkste informatie direct kunnen vinden en dat ze die na één keer lezen onthouden. Dit doe je door een logische structuur in jouw tekst aan te brengen. Hieronder geven wij vanuit onze 16 jaar ervaring met tenders 5 tips voor de structuur van jouw plan van aanpak.

De opdrachtgever heeft een aantal aspecten met bijbehorende nummering uitgewerkt in de aanbestedingsleidraad. Wijk daar in principe nooit van af. Dus vraagt een opdrachtgever om a. Fasering, b. Planning en c. Omgevingsmanagement, dan bouw jij jouw stuk exact op die manier op. De tekst moet namelijk herkenbaar zijn en je wilt voorkomen dat de lezer moet zoeken naar informatie. Soms zijn er goede redenen om hier toch van af te wijken. Zorg er dan voor dat je de lezers meeneemt in deze beslissing, zodat de opbouw ook voor hen logisch is.

Hanteer het zogenaamde piramideprincipe, waarbij je de belangrijkste informatie vooraan zet. De lezer heeft immers beperkt tijd en moet direct de kern snappen. Gebruik dit op elk niveau van de tekst: op hoofdstuk-, paragraaf-, alinea- en maatregelniveau. Een handige tip hierbij is om de kern steeds in de tussenkoppen te laten zien, bijvoorbeeld door maatregel en effect daarin samen te vatten. Op die manier hoeft de lezer alleen de koppen te scannen om een goed beeld te krijgen van de meerwaarde in jouw plan van aanpak. Kijk wel uit dat koppen niet te lang worden.

Een alinea beperkt zich tot één deelonderwerp. Een gemiddelde alinea is 5 tot 7 zinnen lang en de gemiddelde zinslengte is 10 tot 15 woorden. Controleer bij lange zinnen of alinea’s of je ze kunt splitsen, maar staar je niet blind op het exacte aantal woorden en zinnen. Het belangrijkste is dat de tekst eenvoudig te lezen is. Zorg daarom voor afwisseling in zinslengte, want allemaal zinnen van 10 woorden achter elkaar is ook niet fijn. Er moet wat dynamiek in de tekst zitten. Dit zijn overigens 7 zinnen in 94 woorden, dus perfect.

Net zo belangrijk als de daadwerkelijke tekst, zijn de witruimtes op een pagina. Zonde van de ruimte, denk je misschien, want je hebt zo veel te vertellen. Dus vullen met informatie. Maar witruimtes zijn essentieel om een tekst scanbaar te maken. Gebruik witregels tussen alle alinea’s en hanteer acceptabele marges. Controleer in de opmaak hoe een pagina op je overkomt, zonder de inhoud te lezen. Te druk? Te vol? Word je er verdrietig of boos van? Aanpassen! Laat vooral ook een buitenstaander het document op deze manier beoordelen, los van de inhoud.

Opsommingen, tekstkaders, tabellen, visualisaties, verschillende kleuren… je kunt best veel doen om jouw tekst op te laten vallen. Trek de aandacht naar de essentie door kernwoorden vetgedrukt of in een andere kleur te plaatsen. Zet belangrijke informatie in een tekstkader. Gebruik symbooltjes in de kantlijn om belangrijke informatie duidelijk te maken. Vat tekst samen in een overzichtelijke afbeelding. Het zijn allemaal manieren om je tekst aantrekkelijker te maken en ervoor te zorgen dat lezers jouw tekst beter kunnen scannen op belangrijke informatie. Overdrijf niet, want dan wordt het te druk en bereik je het tegenovergestelde van wat je wilde bereiken.

Deze tips gaan allemaal over de structuur van een plan van aanpak. Om overtuigende teksten te schrijven, moet je aan meer aspecten aandacht besteden. Denk aan de schrijfwijze, stijl en toon. Wil je hier meer over leren? Neem eens contact op met onze specialisten. Of meld je aan voor de eendaagse training Geschreven impact in tenders.