Tagarchief: VanMeijel

Succesvol implementeren: geen IT-project maar een verandertraject

Lees het gehele artikel

De softwareoplossingen van VanMeijel hebben zich de afgelopen 35 jaar bewezen, maar wat maakt het gebruik ervan succesvol? Hoe implementeer je software op een manier dat deze optimaal wordt benut? Hier geeft Pieter Jelle de Jong, lead consultant bij VanMeijel het antwoord op.

Een goede inventarisatie start bij de medewerkers, zo brengen we alle bedrijfsprocessen in kaart.

De Jong heeft als lead consultant bij VanMeijel ruime ervaring op het gebied van software implementaties en heeft verschillende projecten bij diverse bedrijven succesvol afgerond. Hij vertelt: “Hoewel de reden om aan een implementatie te beginnen per klant kan verschillen, is het doel vaak gelijk: software uitrollen om efficiënter te werken. Dit doen we door registraties te digitaliseren, dubbele administraties te elimineren en processen op elkaar aan te laten sluiten. In een strategiesessie bepalen we samen met de klant wat het te bereiken doel voor het bedrijf is. En het beoogde eindresultaat? Een systeem dat tijdig en betrouwbaar de juiste gegevens op het juiste moment bij de juiste persoon aanlevert.”

Software

De software van VanMeijel sluit goed aan op de GWW en aanverwante sectoren. Niet zo vreemd als je bedenkt dat het bedrijf al decennialang hun kennis, ervaring en expertise vanuit de branche toepast in haar software. “Door klantervaringen vanuit de praktijk mee te nemen en onze software daarmee nog beter in te richten op die specifieke vraagstukken, creëren we een belangrijke meerwaarde voor onze klanten.” Metacom+ biedt alle functionaliteit om projecten, financiën, logistiek en onderhoud optimaal te ondersteunen. Met behulp van Metacom Online kunnen daarnaast alle denkbare registraties op de bouwplaats en op kantoor, zoals urenregistratie, meerwerkbonnen en inkoopprocessen vanaf elk apparaat gedigitaliseerd worden en zijn zo overal en altijd beschikbaar. “Dagelijks worden meer dan 200 bedrijven én 10.000 gebruikers uit de infra, van klein tot groot, ondersteund met onze oplossingen”, weet De Jong.

Verandermanagement

Maar nieuwe software is niet per definitie de garantie tot succes. Het is naast een IT-project, vooral ook een verandertraject, volgens De Jong. “Het heeft invloed op de mensen en het bedrijf en dat vraagt om nauwe betrokkenheid. Het projectteam is verantwoordelijk voor een stuk verandermanagement: automatismen moeten opnieuw aangeleerd worden en het is belangrijk dat we mensen hierin meenemen. Daarbij helpt het om de waarde en het grote geheel te zien en uit te leggen waarom we dit doen.  Bij VanMeijel zijn we ons bewust wat de impact is van de uitrol van onze software. Door dat niet uit het oog te verliezen, zorgen we ervoor dat een implementatie ook daadwerkelijk een succes wordt.”

IT & Bouw samenbrengen

Succesvol implementeren door IT en de Bouw te laten samenwerken dus. “Een goede samenwerking start bij de inventarisatie. Dit doen we per onderdeel en samen met de verschillende medewerkers, bijvoorbeeld een uitvoerder, calculator, werkvoorbereider, controller en directielid. Allemaal hebben zij als eindgebruiker van het systeem kennis van een specifiek procesdeel binnen het bedrijf. Het inventarisatiegesprek gaat onder andere over de operatie binnen de diverse bedrijfsonderdelen. ‘Wat doe je dagelijks? Hoe registreer je dat? Welke informatie wil je uit het systeem kunnen halen?” De Jong geeft aan dat tijdens deze gesprekken ook duidelijk wordt hoe men graag in de toekomst wil werken. “En het geeft inzicht in hoe processen op elkaar zijn afgestemd. Dat combineren we met onze expertise en best-practices uit de branche om Metacom in te richten en zo tot de beste softwareoplossing voor de klant te komen.” De Jong constateert dat de beste implementaties diegene zijn waarin leden (consultants van VanMeijel & medewerkers van de klant) in het projectteam dezelfde belangen nastreven. “Hoewel er sprake is van opdrachtgever en leverancier relatie, kun je binnen het projectteam als collega’s met elkaar omgaan.”

De juiste aanpak

In samenwerking met de projectmanager van VanMeijel, wordt vervolgens een plan van aanpak gekozen. “De aanpak hangt heel erg af van de gebruikers, de cultuur en de complexiteit. En uiteraard het gestelde doel. Soms kiezen we voor een gefaseerde aanpak waarbij we na het inventariseren het systeem gaan inrichten, vervolgens implementeren, trainingen geven aan de medewerkers, de testfase inzetten en uiteindelijk alles in productie nemen. Maar het kan ook een agile aanpak zijn met user stories waarbij er ’brokken’ functionaliteit stapsgewijs worden opgeleverd. Het kiezen van de juiste aanpak met daarin het doel van de implementatie is van groot belang voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie en daarmee een succesfactor”, weet De Jong uit ervaring.

Waarde toevoegen

Als functionaliteiten zijn opgeleverd, komt een belangrijke fase: de testfase. “Dan gaan de gebruikers met de software aan de slag en is er nog ruimte om te finetunen”, zegt De Jong, maar merkt daarbij op: “Uiteraard streven we ernaar dat iedere oplevering, iedere inzet en zelfs iedere discussie waarde toevoegt aan het resultaat.” Als alles getest is en men er mee uit de voeten kan, is het tijd voor het ‘live’ brengen van de implementatie: vanuit de goedgekeurde testomgeving wordt de productieomgeving per bedrijfsproces ingericht door de consultant en de financiële standen overgezet. Vanaf dan wordt Metacom echt door het bedrijf in de praktijk gebruikt. “Uiteraard blijven we beschikbaar voor een stuk nazorg. We willen niet alleen waarde toevoegen met onze software, maar ook door onze visie op de branche te delen en onze kennis van bedrijfsprocessen in te zetten, zowel bij aanvang als na livegang.” 

De sleutel tot succes

“Hoewel we met Metacom gestandaardiseerde ERP software hebben en met Metacom Online een flexibel low-code platform bieden, is de implementatie daarvan altijd maatwerk. De gekozen aanpak is gebaseerd op de ervaringen binnen VanMeijel en altijd in samenwerking met de opdrachtgever. Deze samenwerking is de sleutel van een succesvolle implementatie. Hoe scherper de doelen zijn, hoe beter we de belangen van alle betrokkenen op één lijn kunnen brengen. En vergis je niet hoeveel belangen er binnen een project tellen: directie/MT, afdelingsbelangen, persoonlijke belangen. Door vanaf het eerste moment dicht bij de klant te staan en naar de klant te kijken, zien we waar die vandaan komt en wat nodig is”, zegt De Jong en besluit: “VanMeijel zorgt met bewezen goede software en een succesvol implementatietraject voor een optimale, klant specifieke oplossing.”

Van Lenthe Dalfsen: ‘In control’ met digitale werkbonnen

Schermafbeelding-2022-03-01-om-15.42.32
Lees het gehele artikel

Daadkracht, daar staat Van Lenthe Dalfsen bekend om. Sinds begin 2021 vormt Harold van Lenthe samen met zijn broer Henk-Jan en Wouter Hulleman de nieuwe directie van het bedrijf. De afgelopen jaren is Van Lenthe Dalfsen behoorlijk gegroeid: dat vraagt om een andere bedrijfsaanpak. 

Hoe kunnen we intern in control komen met het bedrijf? Deze vraag gaat hand in hand met digitalisering. Vanuit daar is Van Lenthe Dalfsen samen met VanMeijel gaan kijken naar optimalisatie en verbeterslagen met automatisering. Aan de hand van een strategiesessie is VanMeijel met het familiebedrijf om tafel gegaan om inzicht te creëren in de te optimaliseren elementen van het bedrijfsproces. Welke resultaten wil je de komende tijd bereiken? Hoe kan digitalisering hierbij helpen? 

Eén van de gedigitaliseerde processen is de werkbon. Voorheen werden de werkbonnen geprint en meegegeven aan de machinist. Vanaf dat moment was het niet inzichtelijk waar de bon was. Dankzij Metacom Online heeft Van Lenthe Dalfsen realtime inzichtelijk waar de bon zich bevindt en wat de status is. De machinist heeft alles digitaal inzichtelijk op zijn smartphone. Dit werkte zo eenvoudig, dat 60-jarige uitvoerders binnen van Lenthe Dalfsen elkaar overtuigen van de digitale werkwijze. 

Digitaliseren ook voor het midden- en klein bedrijf

Naamloos-1
Lees het gehele artikel

CTBB B.V. kiest voor digitalisering met VanMeijel: “Ook als kleinere organisatie wil je met de tijd mee gaan”

Het in Bergambacht gevestigde CTBB verricht werken aan de infrastructuur in binnen- en buitenruimten. Het bedrijf is met name gespecialiseerd in het engineeren en realiseren van distributiecentra. CTBB telt tien medewerkers.

Eén centrale plek voor data

Eerst maakte CTBB gebruik van verschillende softwarepakketten. Fouad Ramdani, directeur van CTBB, legt uit waarom dit niet handig was. “Wanneer je werkt met verschillende software om registraties te doen, ontstaan er op verschillende plekken verzamelingen van data. We werkten met een calculatieprogramma, een financieel programma en hier en daar Excel. Het bundelen van deze data kostte ons veel tijd. Daarbij is het ook lastiger om op deze data conclusies te trekken.”

Omdat CTBB met veel uiteenlopende projecten bezig is wilde het bedrijf meer grip hierop hebben. “Wij willen duidelijk inzicht hebben in het resultaat van een bepaald project, zonder hier onnodige tijd en energie in te steken. Daarom willen we onze informatie gestroomlijnd, geïntegreerd en gecentraliseerd hebben. Eén digitaal platform met data: dat kan met Metacom. En het is ook nog eens gebruiksvriendelijk.”

Meer efficiency

Binnen CTBB gaan acht mensen met Metacom werken. “Voor deze mensen gaat het werk een stuk makkelijker worden. We geven onze mensen simpelweg meer efficiency in hun dagelijkse bezigheden.”

Meebewegen = digitaliseren

Als het gaat over de toekomst heeft CTBB een duidelijk doel: groeien. “We willen als kleinere organisatie met de tijd meegaan. Daarom zorgen we dat we altijd up-to-date zijn, en kiezen we voor digitalisering. Daar willen we vooral mee doorgaan.”

Benieuwd naar de mogelijkheden met digitalisering? Download de brochure over Metacom Essentials of neem contact met ons op.

Over VanMeijel

VanMeijel helpt bedrijven in de infra, bouw en industriële dienstverlening al meer dan 30 jaar met efficiënt werken. Een volledig geautomatiseerd proces, met volledig geïntegreerde softwareoplossingen.