“We hebben tot nu toe 2-3 FTE bespaard dankzij digitalisering”

Het innovatieve EBC Group werkt sinds 2019 met Cleverdesk om projecten in de ondergrondse infra beter te organiseren. We spreken Frank Pijper, Technisch Directeur en mede-eigenaar van EBC Group over de softwareoplossing van Idee101. Zijn de werkzaamheden van EBC overzichtelijker geworden? Is er tijdwinst behaald? En wat is de visie van EBC Group?

EBC Group is gespecialiseerd in het efficiënt en veilig aanleggen en onderhouden van glasvezelnetwerken. De kracht van EBC ligt in het ontzorgen van de klant. Door gebruik te maken van unieke technieken bieden ze totaaloplossingen op het gebied van glasvezelnetwerken. Hierdoor zijn zij de afgelopen twintig jaar uitgegroeid tot een internationale speler in de branche. Zij werken ondertussen met zo’n 120 mensen (eigen en samenwerkingspartners) aan uitdagende projecten. 

“De laatste jaren is de focus vooral komen te liggen op de Duitse markt”, zegt Pijper. “Door vooral in de buitengebieden van Duitsland te starten, waar we zo min mogelijk overlast veroorzaken zijn we snel gegroeid.” De markt in Duitsland loopt behoorlijk achter op de Nederlandse, daarom zijn hier voldoende kansen. Ook heeft EBC een unieke kijk op samenwerken met onderaannemers, die zij partners noemen. Door goed voor deze partners te zorgen, is er veel goodwill gecreëerd, waardoor EBC weer garant kan staan voor kwalitatief werk dat tijdig af is.

EBC heeft in 2019 gekozen voor Cleverdesk omdat zij hun processen wilden optimaliseren en dat de beoogde groei werd ondersteund. “We hebben tot nu toe 2-3 FTE bespaard”, zegt Pijper. “Dit is mede door Cleverdesk tot stand gekomen. Er is veel administratie nodig voor het boren in de grond, vaak hebben mensen dezelfde data in handen. Een systeem als Cleverdesk zorgt voor een single point of truth. Dit willen we het komende jaar nog verder uitbreiden.”

Gebruiksvriendelijke ERP-software voor bedrijven die werken met mensen en materieel. Cleverdesk is een product van Idee101 BV uit Assen, daar wordt met 17 mensen elke dag enthousiast gewerkt aan digitalisering. 

Cleverdesk combineert online plannen, projecten, productievoortgang, materieel, urenregistratie, facturatie op één plek, zowel via CleverApp (Ios/Android) als tablet of desktop. Met CleverApi kun je gebruik maken van de standaard financiële koppelingen, of een eigen koppeling ontwikkelen met jouw pakket.

De calculatie uit Bakker & Spees wordt in CUF-formaat ingelezen in Cleverdesk. Zodra het project is gestart, worden alle uren, werkzaamheden, materieel, leveringen etc. bijgehouden in Cleverdesk. Ook de facturatie is gekoppeld aan het financiële pakket van EBC Group. Hierdoor kan er sneller worden gefactureerd en is er real-time financieel inzicht in de projecten.

Tijdens de implementatie bleek dat er wat maatwerk nodig was. Cleverdesk is natuurlijk een standaardsysteem en de business van EBC Group vraagt om specifieke opties. Cleverdesk is nu bijna volledig afgestemd op hun bedrijfsproces. “80% is precies zoals we het wilden hebben”, zegt Pijper. “We zijn begonnen met het registreren van inkopen en leveranciers opvoeden door het vermelden van inkoopordernummers op facturen, vervolgens tijdregistratie voor alle medewerkers en materieel, werkorders en projecten, boeken van inkoopfacturen en het maken van verkoopfacturen. We gebruiken inmiddels circa 80% van de opties en functionaliteiten die wij willen inzetten.”

“We gebruiken de planning nog niet zoals we zouden willen”, vindt Pijper. “We willen samen met het product & innovation team van Idee101 een diepgaandere projectplanning realiseren. Een andere wens is big data. We zijn hiermee een eind op weg, om op basis van PowerBI informatie uit Cleverdesk (en allerlei andere software) te halen, zodat we de juiste dashboards hebben om nog eerder in te kunnen grijpen op onze projecten, waar nodig.”

“Drie jaar geleden was er alleen Excel. Inkopen gebeurde op papier in een schrift”, schetst Pijper. “Toen zijn we begonnen met het aanmaken van projecten in Cleverdesk. Daarna gingen we verder met uren en materieel in Cleverdesk. Vervolgens inkoopfacturen. Steeds merkten we dat het investeren en het inrichten van de software ons op korte termijn tijd en geld kost, maar op de lange termijn zorgt het voor een goed georganiseerd bedrijf.”