BouwInfosys
01:55
20-11-2018

Software voor de GWW-sector ook ideaal voor het MKB

Midden- en kleinbedrijven in de GWW-sector worstelen vaak met hetzelfde probleem: hoe te zorgen voor een stuk procesoptimalisatie, zonder de hoofdprijs te moeten betalen? De oplossing ligt gelukkig binnen handbereik. BouwInfosys heeft naast de productlijn InfraWorks, bedoeld voor grote ondernemingen, een krachtige oplossing ontwikkeld in de vorm van InfraOffice. Hét softwarepakket voor ondernemingen met een grootte van 10 tot 50 medewerkers.

We spreken met Aart Stolte, InfraOffice coördinator en Ruud van El, accountmanager bij BouwInfosys. Stolte opent het gesprek: “InfraOffice is onze standaardoplossing, die helemaal toegespitst is op de GWW-branche. Het gehele administratieve proces wordt ondersteund, met volledige integratie vanaf de tot en met de laatste factuur.”

BouwInfosys
Medewerkers voeren hun gewerkte uren in met de urenapp van InfraOffice en geven daar hun akkoord op.

Eenvoudige implementatie met een maximaal effect
Als voorbeeld haalt Stolte de implementatie van InfraOffice aan bij hun klant Klever Boor- en Perstechniek uit Benschop. “Ons pakket biedt daar ondersteuning bij de financiële administratie, projecten, tijdregistratie en facturering. Ook aan de logistiek is gedacht, in de vorm van de verwerking van bonnen.” Van El voegt toe: “Het belang van een goede verwerking van bonnen in de infra moge duidelijk zijn, als het goed is wordt er niets gefactureerd zonder bon. Juist de enorme papierstroom die dit met zich meebrengt, kan voor problemen zorgen. Gegevens liggen verspreid over verschil­lende bureaus. InfraOffice maakt een eind aan deze versnippering van gegevens, door alles centraal en digitaal te administreren.”

De implementatie bij Klever bevindt zich in de optimalisatiefase. “De inrichting van het pakket voldoet aan alle verwachtingen die je als GWW-bedrijf mag hebben. Na het invoeren van de stamgegevens en het aanmaken van de projecten kon men aan de slag. Al snel zie je de voordelen van InfraOffice, dankzij de integratie tussen project- en financiële administratie, de koppelingen tussen de urenregistratie en loonadministratie en het digitaal, centraal archiveren van alle project gerelateerde documenten”, aldus Stolte. De uitvoerbon gaat ter ondertekening digitaal, in pdf-formaat, naar de opdrachtgever. Na ondertekening stuurt deze het document terug, zodat er gefactureerd kan worden. Stolte schetst verder nog het gebruik van de ontvangstbon bij Klever: “De uitvoerder maakt een digitale ontvangstbon voor een leverancier of onderaannemer voor de geleverde materialen of diensten, deze wordt door het systeem gekoppeld aan de factuur. Dit voorkomt verrassingen en geeft een beter inzicht in de stand van het onderhanden werk.”

BouwInfosys
Voor Klever Boor- en Perstechniek betekent de omschakeling naar InfraOffice een sprong voorwaarts.

Automatische herkenning van facturen
Ook de urenregistratie verloopt efficiënt bij Klever. Medewerkers voeren hun gewerkte uren in met de urenapp van InfraOffice en geven daar hun akkoord op. De uren worden automatisch geïmporteerd en door de admini­stratie gecontroleerd en verwerkt voor de loonadministratie. Daar stopt het echter niet. “Inkoopfacturen worden door de integratie van InfraOffice met WhiteVision automatisch verwerkt. WhiteVision scant en herkent een factuur en koppelt deze automatisch, waarna er akkoord gegeven kan worden in de workflow.”

Er wordt digitaal gewerkt volgens de ‘Keten­standaard’, berichten rondom processen kennen een uniforme signatuur en zijn digitaal uitwisselbaar met andere systemen. Van El: “Grote opdrachtgevers accepteren al geen papier meer en werken bij voorkeur digitaal. Met InfraOffice kan dat. Het pakket wordt geleverd met begeleiding en instructie, het is een eenmalige aanschaf met een jaarlijks onderhoudscontract.”

Voor Klever Boor- en Perstechniek betekent de omschakeling naar InfraOffice in ieder geval een sprong voorwaarts, net als voor vele andere bedrijven die hun processen geoptimaliseerd hebben dankzij BouwInfosys.   

Tekst |  Jan Mol  Beeld | BouwInfosys

GROND/WEG/WATERBOUW partners

Gebr. De KoningKokosvezel