Slimmer werken en organiseren met één App

Computers -en computerprogramma’s- zijn uitgevonden om het leven van de mens gemakkelijker te maken. In de praktijk blijkt echter dat kleine en middelgrote bedrijven in de infrasector stranden als het om automatisering gaat. De digitaliseringsslag die nodig is om de uitdijende stroom aan papieren in te dammen én bij te kunnen blijven voelt als een onneembare vesting. De steeds meer uitdijende wet- en regelgeving en kwaliteitseisen doen hier nog een schepje bovenop. 

De redenen voor het stagneren zijn uiteenlopend: men heeft weinig kennis van automatisering; heeft het gewoon te druk; nieuwe wet- en regelgeving en eenvoudigweg niet direct voorhanden zijnde inzetbare software. Bedrijven beschikken vaak wel over een financieel pakket, gebruiken een besteksapplicatie en werken veel met Excel om lijstjes te maken en bij te houden. Dit geflankeerd met een tsunami aan papieren formulieren. Het verwerken van deze alsmaar groeiende stroom aan papieren en inefficiënte inzet van verschillende digitale tools vraagt onnodig veel aan kostbare tijd, tijd die beter gebruikt kan worden om te doen waar men echt goed in is, als vakkundig bedrijf. Zou het niet fantastisch zijn als er software is die een einde maakt aan dit administratieve drama? Die App is er sinds kort en draagt de naam Infrabox.

We praten over een App die met zulke slimme oplossingen komt, dat we kunnen spreken van een verlossing voor de infrasector. Infrabox zag het levenslicht dankzij de inspanningen van vier ‘knappe koppen’. Een gesprek met de makers: René de Kwaadsteniet, Walter Sweep, Johan de Krom en Martijn de Krom. René is mede-eigenaar en counseler bij Building Changes, Walter is software architect en Johan en Martijn hebben een middelgroot aannemingsbedrijf in de infrasector. Alle ingrediënten dus voor een goed recept om de meest praktische software voor de infra te ontwikkelen die er ooit was. “Software moet weer in dienst staan van de ondernemer en kunnen communiceren met opdrachtgevers, onderaannemers, inleners en toezichthouders”, zegt René. “Infrabox werkt voor jou, in plaats van andersom.” Daar voegt Walter aan toe: “Binnen de infrasector hebben de middelgrote en grote bedrijven wel een krachtig ICT-uitvoeringsvermogen. Zij kunnen investeren in een ICT-afdeling, inhuren van adviseurs en de aanschaf/ontwikkeling van dure software. Het MKB en de ZZP’er heeft dat allemaal niet. Zij willen wel digitaliseren, papierloos werken en makkelijker ‘in control’ zijn, maar komen niet verder dan standaard applicaties die veelal niet direct gericht zijn op de taken die de infra met zich meebrengt. Deze ondernemers worstelen soms al meer dan 10 jaar met de manier waarop zij zo ‘gedwongen’ dienen te werken. Infrabox lost nu al die vraagstukken in één ‘klapp’ op!”

We vragen Johan welke mogelijkheden Infrabox biedt. Hij antwoordt: “Met Infrabox kun je al je contactpersonen, orders, werken, materieel beheer, urenbriefjes en de productie in echte toegankelijke ‘straattaal’ vastleggen, waarbij je de voortgang van werken in één oogopslag ziet. Daarnaast kun je de resultaten en kwaliteit van werken makkelijk beheren en presenteren aan de opdrachtgever en controlerende instanties. Het gedoe van ‘natte’ handtekeningen is vervangen door een druk op de knop als digitale handtekening en je regelt digitaal de KAM- en VGM-aspecten.  Een ander heel belangrijk aspect is de ontzorgende ondersteuning van deskundigen, echte mensen, die bij Infrabox klaar zitten om je te helpen. Infrabox zorgt ervoor dat alles papierloos werkt.”

Walter: “De interface is zo gemaakt dat je heel gemakkelijk je weg vindt. Wie Whatsapp of Facebook kan gebruiken, kan Infrabox gebruiken. De App is ontwikkeld en wordt gefaciliteerd vanuit de state-of-the-art technologie van Oracle en werkt vanuit je browser zowel op desktop als op smartphone en tablet. Een enorme toegevoegde waarde is dat Infrabox je plug and play meeneemt door processen die te maken hebben met compliancy modellen zoals de ISO9001, VCA, SEB, BRL, CO₂-prestatieladder en de Wet op de Kwaliteitsborging, et cetera. Die laatste gaat in de nabije toekomst heel belangrijk worden, met Infrabox ben je hier klaar voor.”

René: “Infrabox werkt ‘bottom up’ en is vanuit ‘de straat’ ontwikkeld. Van order tot oplevering. Alle vereiste bonnen en overzichten worden automatisch gegenereerd. De functie om bijvoorbeeld toolbox meetings te organiseren met digitale handtekeningen snijdt direct hout; zie Infrabox in zijn functionaliteit maar als een soort Facebook voor de infrasector. Je voegt ‘vrienden’/partners toe, eventueel op projectbasis en je communiceert binnen het project met hen zoals je gewend bent op social media. Hoe mooi is dat?” Het hele proces wordt dus stapsgewijs op een ‘foolproof’ manier aangeboden. Of iemand nu uitvoerend medewerker of directeur is, Infrabox maakt het voor iedereen makkelijk en inzichtelijk.

Walter: “Infrabox zorgt ervoor dat de kwaliteit van registreren weer op het niveau komt van 15 jaar geleden, toen medewerkers hun productielijsten, materiaalstaten en urenbriefjes bij hun meerdere moesten inleveren, die daar met een haviksoog overheen keek.

Tegenwoordig mag je al blij zijn als er 8 uren worden geschreven met een summiere beschrijving van de werkzaamheden.” Johan vult aan: “Infrabox maakt de medewerker weer meer verantwoordelijk en trots op het vakwerk, zonder dat dit belastend extra administratief werk oplevert. Selfies maken is men gewoon; maar draai de camera eens om en maak een foto van je werk waar je trots op bent. Uploaden doe je direct op het betreffende werk. Ook je meerderen en de opdrachtgever waarderen dit.” 

Johan: “Door ‘vrienden’ te worden in Infrabox ben je bezig met ketenintegratie in Infrabox. Spelenderwijs wordt zo bijvoorbeeld de CO₂-prestatieladder niveau 5 gefaciliteerd vanuit het bekende materieel, vastgelegde draaiuren en kilometers. Binnen Infrabox zitten alle compliancy modellen ‘voorgekauwd’ en al werkend zal Infrabox jou en je onderaannemers op de bouwplaats proactief ondersteunen bij het verkrijgen van gevraagde gegevens. Een werkplekinspectie is zo maar 1 knop van je verwijderd.”

Infrabox is een allesomvattende oplossing, die niet alleen interessant is voor de ZZP’er of de MKB’er, maar ook grote bedrijven volledig zou kunnen ontzorgen. Walter: “En dat voor slechts € 10,- per gebruiker/ per maand. Reken maar eens uit wat je voordeel is bij zo’n laag bedrag. Je krijgt er alles voor. Infrabox zorgt ervoor dat je niets kunt vergeten en dat je altijd werkt binnen de richtlijnen en afspraken. De kwaliteits- en KAM-aspecten zijn met Infrabox dik op orde en als ondersteuning zijn en worden deze ook continu afgestemd en gecheckt door een hogere veiligheidskundige.” 

De conclusie is dat Infrabox werkt en het leven van de gebruiker gemakkelijker maakt. Met de toenemende complexiteit van processen binnen de infrasector is Infrabox een lichtend baken op een stormachtige zee.