Projectbeheersing bij De Entree: organiseren in het dynamische ritme van de stad

Zij is manager projectbeheersing bij project De Entree en werkzaam voor Count & Cooper, partner van Max Bögl. Eline van der Bij, zelf woonachtig in Amsterdam, geeft samen met haar team invulling aan de projectbeheersing. “We zijn partner vanaf de start van de tender”, opent Eline het gesprek. Count & Cooper is verantwoordelijk voor het projectmanagement. Hieronder valt onder andere de projectbeheersing, in het geval van De Entree een cruciale rol. “Bouwen op een van de drukste plekken in ‘mijn stad’ brengt complexe uitdagingen met zich mee.”

“Wat ik goed vind aan onze invulling op De Entree is dat iedereen van Count & Cooper die een rol heeft in het centrale projectbeheersingsteam, ook een rol heeft in de disciplineteams. Die manier van samenwerken met de partners brengt een vernieuwende blik op de juiste plekken in de organisatie. Zo borgen we de integraliteit op het project.” De werkzaamheden van project De Entree zijn opgedeeld in vijf disciplines, met ieder een eigen team. Elke procescoördinator heeft alle beheersaspecten in zijn of haar portefeuille binnen het disciplineteam. “Dan hebben we het over planning, risico’s, kwaliteit en raakvlakken”, schetst Eline. “Het sturen op geld, tijd en kwaliteit is in een uitdagende omgeving als deze soms letterlijk een leuke puzzel. Om goed in kaart te hebben wat we bouwen, plannen wij de ondergrondse fietsenstalling in 4D. Door de factor tijd te koppelen aan het 3D-ontwerp maken wij vooraf inzichtelijk waar eventuele
knelpunten zitten.“

De andere grote uitdaging wordt gevormd door de veranderende scope op het project. Eline: “Natuurlijk is het juist bij dit soort projecten essentieel maar tegelijkertijd vaak een illusie om de scope te bevriezen. Het feit dat de scope nu veel groter is dan toen we het project aannamen, vraagt om ‘beheerst adopteren’. Voor projectbeheersing betekent dit dat we zorgen dat het voor iedereen helder is met welke uitgangspunten we plannen en dat bekend is wat het juiste moment is voor het doorvoeren van de scopewijziging. Door een combinatie van wijzigingen zou het project meer dan een jaar uitlopen. We hebben kansen onderzocht en – door de fasering aan te passen – hebben we een half jaar op het kritieke pad weten te terug te winnen.” 

Een belangrijk speerpunt uit de tenderfase is bouwen in het ‘ritme van de stad’ om zo de hinder voor Amsterdam te minimaliseren. “Juist dat ritme is veranderd door de coronamaatregelen. De situatie is moeilijk, maar biedt ook kansen”, volgens Eline. “We bouwen dan wel op een van de drukste punten in Amsterdam, door corona is het nu relatief rustig op straat. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld bestratingswerkzaamheden eerder uitvoeren. Het omgaan met deze veranderingen vraagt om duidelijke beslismomenten én flexibiliteit van alle projectmedewerkers. Dat is soms lastig, maar in deze tijd zie ik dat liever als een luxeprobleem waar we mee te dealen hebben.” 

Op de vraag hoe Eline bij Count & Cooper is terechtgekomen, antwoordt ze: “Ik wilde werken in een omgeving waar zichtbaar is wat het resultaat is en dat vond ik hier. Wat ik geleerd heb sinds ik ben begonnen met werken? Dat alles valt of staat met mensenwerk. Count & Cooper is als managementpartij gewend om als olie tussen de tandwielen te fungeren. Maar zonder goede partners kunnen wij geen project realiseren. Het gaat om de juiste combinaties van bedrijven en personen. Als dat wat we samen hebben bedacht in de tenderfase, ook in de uitvoering blijkt te werken, valt de puzzel in elkaar. Daar ben ik trots op!”