Nota van inlichtingen: 5 tips

Een belangrijk moment tijdens aanbestedingen is de nota van inlichtingen. Hoe benut je dit contactmoment met de opdrachtgever? Wij geven tips vanuit 16 jaar ervaring in tenders.

Tijdens een tender zijn er diverse contactmomenten tussen inschrijvers en de opdrachtgever. Van de schriftelijke nota van inlichtingen tot mondelinge dialogen en specialistische overleggen. Allemaal belangrijke momenten in een aanbesteding. Je gebruikt ze om informatie op te halen, oplossingsrichtingen te toetsen en onduidelijkheden weg te nemen.

Uit dialogen en specialistische overleggen is veel winst te behalen. Daar wordt in de voorbereiding over het algemeen ook – terecht – veel tijd in gestoken. Er zijn echter nog veel tenders zonder dialogen. Daar moet je het doen met de nota van inlichtingen.

De nota van inlichtingen wordt nog lang niet altijd optimaal benut. Daar zijn veel redenen voor te bedenken. Bijvoorbeeld: teamleden beginnen pas laat met inlezen, vragen worden niet goed bijgehouden of deadlines staan niet goed op het netvlies. Maar eigenlijk komt dat allemaal op hetzelfde neer: de nota van inlichtingen wordt niet altijd beschouwd als een belangrijk moment in het tenderproces.

En daarom is het tijd om de nota van inlichtingen een stuk serieuzer te nemen. Want als jij jouw vragen goed voorbereidt en op de juiste manier stelt, krijg je antwoorden waarmee je ook echt iets kunt. Hieronder hebben wij 5 tips voor de nota van inlichtingen op een rijtje gezet.

Neem de tijd om alle aanbestedingsstukken door te nemen en te doorgronden. Zorg dat alle documenten zijn toebedeeld aan een of meerdere teamleden. Iedereen schrijft alle onduidelijkheden en vragen die hij/zij tegenkomt op. Bespreek die met elkaar om te bepalen welke vragen je op welke manier aan de opdrachtgever stelt.

Let op de manier waarop je vragen stelt. Het komt voor dat er fouten of tegenstrijdigheden in de aanbestedingsstukken staan. Die zijn er niet bewust in gezet. Wees kritisch, maar kom niet geïrriteerd, betweterig of drammerig over. Kies voor een positieve, opbouwende en vriendelijke toon. Dan is een opdrachtgever ook sneller geneigd meer moeite te doen voor een uitgebreid en goed onderbouwd antwoord.

Redigeer alle vragen voordat je ze indient. Controleer op taalgebruik en zorg ervoor dat een vraag niet op meerdere manieren kan worden geïnterpreteerd. Denk ook goed na over de gewenste antwoorden en stuur de vraagstelling daarop bij. Neem de tijd om dit zorgvuldig te doen.

Alle algemene vragen en bijbehorende antwoorden worden in de nota van inlichtingen gedeeld met alle inschrijvers. Als je niet wilt dat bepaalde antwoorden worden gedeeld met de concurrentie, dan kun je individuele vragen stellen. Vermeld dit expliciet bij elke vraag en maak duidelijk waarom een individuele behandeling van de vraag gewenst is.

Dien de vragen een dag voor de deadline in en wacht niet tot het allerlaatste moment. Zo heb je wat ruimte om tegenvallers op te vangen, bijvoorbeeld als het tenderplatform niet werkt of er iets anders tussenkomt.

Bij steeds meer aanbestedingen zijn dialogen en interviews onderdeel van het proces. Dit zijn extra momenten om belangrijke informatie op te halen en te toetsen. Neem ook die momenten uiterst serieus en bereid je goed voor. Bijvoorbeeld door verschillende praktijkscenario’s te oefenen en een duidelijke rolverdeling voor het gesprek vast te leggen.

Brave & Boost is gespecialiseerd in tendersupport. Wij begeleiden teams onder andere in de voorbereiding op interactiemomenten, waarbij we vragen voor de nota van inlichtingen redigeren en dialoog- en interviewtrainingen geven.

Meer informatie over tendersupport is hier te vinden.